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Entrepreneur ou chef d'entreprise, vous êtes à la recherche d'un logiciel professionnel pour facturer vos clients. Dans l'atmosphère actuelle de digitalisation et dans un souci d'optimisation, il est essentiel d'opter pour plus de modernité et de choisir un logiciel intégrant la dématérialisation des factures. De plus, la Loi de finances pour 2020 obligera toutes les entreprises à émettre des factures électroniques à leurs clients.
Pour faciliter votre recherche, nous avons dressé une liste des 10 meilleurs logiciels de facturation électronique.
Quelle est la différence entre une dématérialisation de factures et une facturation électronique
Avant toute chose, nous devons faire la distinction entre une facture dématérialisée et une facture électronique.
Qu'est-ce qu'une facture dématérialisée ?
La facture dématérialisée est une facture papier qui est ensuite scannée pour faciliter son stockage, son envoi et son archivage. La loi ordonne la conservation de la copie originale en papier pour prouver l'authenticité de la copie dématérialisée.
Qu'est-ce qu'une facture électronique ?
La facture électronique est une facture qui n'existe que sous format numérique structuré. Pour être légitime, il faut qu'il réponde à des critères bien définis par la législation.
Quels sont les 10 meilleurs logiciels de dématérialisations des factures en 2023 ?
Deltic
Deltic est un des logiciels de dématérialisation des documents les plus populaires du marché. Son point fort est qu'il intègre des workflows alimenté par l'IA. Le logiciel propose aussi de bénéficier d'un accompagnement optimal ainsi qu'un service support dédié qui est très réactif. Pour en savoir plus sur ce logiciel, cliquez ici.
ClicFacture
ClicFacture permet de créer rapidement tous vos documents commerciaux liés à la vente et aux achats. Disponible en ligne, il a été développé et hébergé en France.
Zervant
Zervant est un logiciel destiné principalement aux petites entreprises et aux entrepreneurs. Il intègre les fonctionnalités basiques ainsi que des options plus poussées comme les rappels automatiques de paiement.
myAE
MyAE est une solution de facturation disponible en ligne. Elle permet aux utilisateurs de créer des factures et d'y accéder depuis n'importe quel support.
Cestlo
Avec Cestlo, c'est la rapidité qui est recherchée. Il permet de créer vos documents comptables en quelques clics seulement.
Henrri
Henrri est un logiciel gratuit qui offre des services de qualité. L'avantage sur ce logiciel (en plus d'être gratuit) est qu'il intègre un service support réactif et à l'écoute.
Oxalys
Ce logiciel dématérialise à la fois, les clients, les factures, les devis, les factures de fournisseurs. En peu de mots c"est une solution complète.
Sinao
Adressé aux TPE, PME, Startups et aux microentrepreneurs, Sinao se veut un logiciel intuitif et facile d'utilisation. Le point épineux sur ce logiciel reste son offre gratuite limitée à 5 factures par mois.
Yooz
Yooz est l'un des logiciels les plus utilisés du marché. Cette position résulte de sa large couverture fonctionnelle. D'ailleurs, il s'intègre facilement avec plus de 250 logiciels de comptabilité et ERP.
Facture . net
Disponible en ligne, elle offre gratuitement les options basiques de facturation électronique.
Comment choisir votre logiciel de facturation électronique ?
Le choix de votre logiciel de facturation électronique doit être pensé pour votre entreprise. Vous devez, dans un premier, vous pencher sur vos besoins pour déterminer le logiciel qui vous convient le mieux.
De plus, il est essentiel de garder en tête votre budget et le fait que la facture électronique doit vous revenir moins cher. Si vous choisissez un abonnement coûteux, vous obtiendrez l'effet inverse.
Il peut être aussi judicieux de choisir un logiciel avec la fonctionnalité CLOUD. Ainsi, vos données clients, vos factures, vos devis, sont à l'abri de toute panne informatique qui peut subvenir dans votre entreprise. Un autre avantage de cette option est que vous pourrez accéder à ces documents où que vous soyez.
En quoi consiste la facturation électronique ?
Comme nous l'avons évoqué plus haut, il ne suffit pas de scanner une facture déjà imprimée pour procéder à une facturation électronique. Puisque dans ce cas l'original papier reste nécessaire.
Ainsi, émettre une facturation électronique consiste à :
Soit concevoir sa facture sur la plateforme nationale (Portail Public de Facturation)
Soit concevoir sa facture à partir d'un logiciel spécialisé qui assure la conformité des formats (structuration) et autorisé à transmettre la facture au client.
Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures ?
Passer à la facturation numérique présente de nombreux avantages, que ce soit pour l'entreprise ou pour l'État.
Les avantages de la dématérialisation des factures pour une entreprise :
Sur le plan économique : L'entreprise réalise des économies en passant à l'e-facturation. Contrairement à la facture papier qui coûte en moyenne 15 €, le traitement d'une facture électronique tourne aux alentours de 10 €.
Sur le plan marketing : les logiciels de facturations électroniques vous permettent d'avoir un suivi sur vos factures et de relancer plus facilement les impayés.
Sur le plan fonctionnel : L'optimisation du temps est un critère majeur à prendre en compte. Avec la dématérialisation de vos factures, vous ferez un gain de temps considérable.
Sur le plan administratif : une facilité d'exportation pour la comptabilité et une transmission (si ce n'est pas automatique) aux administrations plus faciles.
Sur le plan écologique : La facture électronique présente une véritable opportunité écologique, car elle réduit l'empreinte carbone grâce à la diminution des impressions papier.
Les avantages de la dématérialisation des factures pour l'État :
Pour l'État, la facturation électronique garantira la traçabilité et la transparence. La récolte de la TVA aussi sera plus simple.
Que dit la loi à propos de la dématérialisation des factures ?
Le Conseil des ministres s'est saisi du dossier de facturation électronique avec la création de l'Ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021. Cette ordonnance instaure la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la TVA et à la transmission des données de transaction. Elle s'inscrit dans la continuité de la loi des finances de 2020.
Concrètement : Les sociétés du secteur privé établies en France, assujetties à la TVA et qui fonctionnent en BtoB, auront désormais l'obligation d'émettre et d'accepter des factures électroniques d'ici 2024 à 2026.
L'article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 prévoit l'obligation de facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France.
source : impots.gouv.fr
Quelles sont les nouvelles obligations ?
Le passage à la facturation électronique obligatoire a soulevé deux obligations essentielles :
Le e-invoicing ou e-facturation
C'est l'obligation de facturation par voie électronique et sa transmission à l'administration fiscale. Elle se réfère à l'article 153 de la loi de finances 2020.
Le e-reporting
C'est l'obligation à transmettre à l'administration fiscale :
Les transactions BtoB à l'exportation
Les ventes BtoC, ou vers des non-assujettis à la TVA
Les informations concernant le paiement des factures électroniques reçues
Qui est concerné par ces nouvelles obligations ?
Ces obligations ne concerneront pas toutes les entreprises au même moment. En effet, l'État a prévu un calendrier progressif et relatif à la taille de l'entreprise.
Quels sont les formats électroniques conformes ?
4 formats de facturations électroniques seront acceptés :
La facture aux formats structurés : répondant à la norme européenne EN16931 (formats UBL, UNCEFACT, CII, XML…)
La facture en format mixte : répondant à la norme européenne EN16931qui associe des données structurées et un PDF lisible à l'écran
La facture en format optionnel : sous réserve de l’acceptation par les deux parties (vendeur/acheteur) et de l’extraction des données obligatoires par une plateforme de dématérialisation Partenaire (PDP)
La facture via la plateforme publique
Outre l'adéquation des formats, il sera obligatoire de conserver les factures électroniques en l'archivant. L'archivage consiste à faire un dépôt scellé et horodaté dans un coffre-fort numérique.
Quelles seront les sanctions ?
Même s'ils ne sont pas encore en vigueur, les textes ont déjà prévu des amendes et il est judicieux d'en avoir connaissance dès aujourd'hui.
Quelles sont les sanctions prévues par la loi en cas de non-respect des obligations ?
Une amende de 15 € par facture (si l'obligation de facture électronique n'est pas respectée).
Une amende de 250 € par facture pour l'absence d'e-reporting.
Toutefois, les amendes sont plafonnées à 15 000 € par an. Nous vous conseillons tout de même de passer à la facturation électronique afin d'éviter toute amende, car outre l'aspect économique, il est préférable de ne pas s'attirer les regards du service des impôts.
Conclusion
En définitive, nous vous conseillons d'anticiper le passage à la facturation électronique parce qu'elle présente plusieurs avantages comme nous l'avons vu, mais cette anticipation vous permettra d'être à l'aise avec le logiciel avant la date limite fixée par l'État. L'aspect écologique qu'elle offre reste un atout crucial pour votre entreprise.