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Aujourd'hui, même si l'on essaye de favoriser la préservation de notre planète au maximum, les entreprises ont du mal à se passer d'une imprimante. Le photocopieur est omniprésent dans la majorité des sociétés. Mais la question se pose tout de même. Est-il possible de faire sans ? Et si oui, comment ?
Les avantages à se passer d'une imprimante ou d'un photocopieur
Prenons soin de notre belle planète
Le premier avantage à nos yeux reste la possibilité de moins polluer, réduire l'empreinte carbone et prendre soin de notre environnement. Nous ne pensons pas qu'il soit nécessaire de vous expliquer les différents impacts sur la planète que peuvent avoir les activités liées à la production de feuilles de papier, et de cartouches d'encre ou toner.
Une économie notable pour l'entreprise
Forcément. Si l'on n'imprime pas, on ne consomme pas. Ni papier. Ni encre. Ni courant. Il va évidemment de soi que votre société fera des économies en consommables. Mais aussi des économies en frais de transport. Car même si souvent la livraison est "gratuite", ne soyez pas dupes. Dans l'absolu, elle est comprise dans le prix.
Par ailleurs, le matériel est soit en contrat de leasing, soit vous devez l'acheter... Dans le cas d'une location, généralement vous avez un contrat d'entretien. Donc là encore de l'argent à dépenser tous les mois. Et dans le cadre d'une acquisition, vous serez dans l'obligation de payer des réparations en cas de problèmes. Et les prix sont rarement bas !
Moins de dérangements
Une imprimante n'est pas éternelle. Que vous l'achetiez ou la louiez, un technicien devra forcément passer pour de l'entretien à un moment ou à un autre. Il vous faudra en conséquence vous rendre disponible pour l'accueillir. Et votre outil de travail sera immobilisé pendant un certain laps de temps.
Plus de place dans vos locaux
Pourquoi s'encombrer avec une salle d'archive quand on peut tout avoir à disposition numériquement ? Forcément le stockage de papier imprimé et les fournitures prennent de la place dans vos locaux ! Pourquoi ne pas transformer la salle de reprographie en bureau pour un nouveau collaborateur plutôt ?
Gain de de temps
Personne ne pourra nier qu'imprimer, aller à la photocopieuse, prendre le dossier, l'envoyer par courrier ou le rapporter à la personne adéquate prend plus de temps qu'un glissé déposé dans un dossier sur serveur ou cloud. Ou même qu'un envoi par mail. Et le temps, c'est de l'argent !
Tous ces avantages, c'est bien, mais comment se passer de son imprimante ? Il faut des solutions alternatives efficaces.
Quelles solutions pour ne plus imprimer ?
Avant de pouvoir répondre à cette question, il faut commencer par se demander "qu'est-ce que j'imprime au quotidien ?"
Généralement, la majorité des sociétés impriment les documents suivants :
Factures clients
Factures fournisseurs et différents prestataires
Bons de commande
Documents réservés à l'administration
Dossiers spécifiques à l'entreprise (fiches de renseignements clients, dossiers de suivi d'actions, etc.)
Fiches de paie pour les employés
Suivis de comptabilité divers
Envois de courriers divers (relances clients pour impayé, prise de rendez-vous, publipostage, etc.)
Archivage
Bon d'envoi
La liste n'est pas exhaustive évidemment. Cependant, il existe des solutions pour ne plus imprimer la majorité de ces documents.
Chez Booster Informatique, cela fait un moment que nous avons limité nos impressions pour ne pas dire que nous les avons complètement supprimées.
La numérisation des données, et un bon logiciel de gestion
La première étape pour ne plus imprimer vos factures passe par un bon logiciel de gestion. Chez Booster Informatique, nous avons opté pour une solution tout en un. Elle nous permet d'informatiser nos clients et nos fournisseurs. Et tout est centralisé en local, et simultanément sur Internet via un cloud.
Ainsi en récupérant systématiquement l'adresse mail du client, nous pouvons lui envoyer nos factures. Quant aux fournisseurs, nous avons choisi de travailler avec des entreprises écoresponsables qui nous envoient nos factures soit par mail, soit dans un espace dédié. Nous n'avons plus qu'à télécharger ces factures et les transférer dans notre dossier lié au Cloud.
La digitalisation des formulaires
Certains ne le savent pas forcément, mais aujourd'hui la majorité des formalités administratives se font facilement en ligne. Rares sont les administrations qui fonctionnent encore uniquement sur papier. Certaines se sont même complètement digitalisées. Forcément, si c'est vous qui remplissez informatiquement un formulaire, les opérateurs qui traitent votre dossier n'ont pas à le faire !
Numérisation des documents d'entreprise
Aujourd'hui, il existe une solution simple pour ne plus imprimer ses documents. Il suffit d'utiliser les outils numériques pour remplir les dossiers. La tablette ou le pc portable, voire le téléphone portable.
Explication et exemple : Chez Booster Informatique, nous avons mis en place un système pour deux cas différents
Les clients qui prennent un rendez-vous en ligne doivent préremplir un formulaire avec des informations sur leur demande. Donc nous gagnons du temps. Et il y a une trace numérique.
Les clients qui nous appellent, ou se rendent à l'atelier sont questionnés, et nous remplissons le même formulaire que ceux qui prennent rendez-vous en ligne.
Ainsi, un dossier numérique est créé. Dans ce dossier sont inscrites toutes les informations nécessaires pour traiter le dossier. Mais aussi pour le suivi.
Le dossier est modifiable par les collaborateurs de l'entreprise, qui laissent une trace avec leur nom à chaque changement de statut. Possibilité de cocher ou décocher des cases, ajout de notes, etc. sont faisables. Le dossier est également synchronisé avec le Cloud. De ce fait, aucune perte de donnée n'est possible. Et le client reçoit un mail de prise en charge du matériel à la demande.
Avec ce système qui est adaptable à chaque modèle d'entreprise, on réduit radicalement les impressions.
Les courriers recommandés et autres lettres en version mail
À ce jour connaissez-vous une entreprise ou administration qui n'a pas de boite mail ? Nous, non... S'il existe encore quelques clients concernés (mais ils sont quand même rares), c'est peu probable que ces courriers ne puissent être envoyés en version électronique.
Aujourd'hui, bon nombre de sites Internet spécialisés proposent le service d'envoi de mail avec recommandé avec accusé de réception. Ceci à la même valeur légale qu'un courrier pour les professionnels. Pour les particuliers, le destinataire du mail peut le refuser, mais cela vous sera notifié et vous devrez à ce moment-là envoyer la version papier.
Cela dit, c'est très rare qu'il le refuse, car dans de nombreux cas, un recommandé avec accusé de réception nécessite la présence du destinataire à son domicile -ce qui est contraignant- et donc exige, en cas d'absence, un déplacement au bureau de poste.
Le cloud ou le serveur pour la centralisation et la sauvegarde
Pour le reste de vos documents et l'archivage, il reste la solution du serveur d'entreprise. Si vous faites disparaitre vos papiers, il faudra toujours une version numérisée. Le serveur d'entreprise est tout indiqué pour ce type de problématique. Mais se pose souvent la question "que faire si le serveur tombe en panne, ou si l'on se fait pirater"
Effectivement dans ce genre de cas la panique peut rapidement s'installer. Mais premièrement, en cas de panne, un bon serveur dispose de plusieurs copies quand il est bien configuré. Des entreprises telles que la nôtre sont là pour gérer ce genre de souci rapidement et à moindre coût. Mais il existe la double sécurité.
C'est là qu'intervient le cloud. Si se passer de serveur est tout à fait envisageable, se passer d'un Cloud ne l'est plus vraiment de nos jours et ce peu importe la taille de votre entreprise.
Booster Informatique a testé plusieurs prestataires. Puis nous avons arrêté notre choix sur PCloud. Et en voici les raisons.
Il est très simple à utiliser et à configurer
Accès depuis n'importe quelle machine partout dans le monde
Compatible avec PC, Mac, smartphones et tablettes via application ou explorateur
Possibilité d'abonnement à prix raisonnable, mais aussi d'un paiement en une seule fois pour un stockage à vie
Capacité de stockage upgradable au besoin
L'hébergeur n'a pas accès à nos données. Il se contente de les stocker. Nos dossiers sont chiffrés, et nous seuls pouvons y avoir accès.
Possibilité d'un cryptage encore plus avancé des données avec Pcloud Encryption, qui n'a encore jamais été piraté
Possibilité d'ajout de plusieurs collaborateurs après création de compte individuel et sélection des dossiers auxquels ils ont un accès
En cas de piratage de notre serveur, et du cloud en passant par notre réseau, nous pouvons faire une restauration des données à une date antérieure, et ainsi contrer toutes les menaces, même les ransomwares
Service après-vente et assistance très réactive.
Finalement, nous avons synchronisé notre serveur avec PCloud. Grâce à cette action, nous avons pu tout sauvegarder. Des dossiers clients en passant par les documents d'entreprises classiques, comme les factures fournisseurs, tous sont en ligne, et sur notre serveur. Notre vie devient plus facile, et celle du comptable aussi. Car il dispose d'un accès au dossier adéquat en permanence.
Et si nous modifions quelque chose sur le PCloud depuis un poste informatique autre que celui de l'entreprise, il est automatiquement modifié sur le serveur. Ainsi toute l'entreprise bénéficie des changements en temps réel. Nous pouvons bien évidemment vous aider dans la mise en place d'un PCloud dans votre structure ou même chez vous.
Les inconvénients à se passer d'une imprimante ou d'un photocopieur
Fatalement, si l’on parle des avantages, il y a un moment où l'on doit aborder les inconvénients. En ce qui nous concerne, il n'y en a pas vraiment. Mais les inconvénients sont présents uniquement au cas par cas et en fonction de vos besoins.
C'est-à-dire ? Nous parlons tout simplement des clients spécifiques qui vont vous réclamer le papier. Ou de l'administration qui n'a pas encore automatisé numériquement ses procédures. Il y a comme toujours l'exception qui confirme la règle.
Conclusion, peut-on vraiment se passer d'imprimante ou d'un photocopieur ?
Quand on veut, on peut ! Mais ce n'est pas toujours évident. Si jusqu'à présent notre petite entreprise a su s'en passer, nous serions tentés de répondre oui. Mais lorsqu'un cas particulier se présentera, nous nous retrouverons un peu dans l'embarras, nous devons bien le reconnaitre.
Il nous restera le choix d'aller imprimer chez nos voisins du bureau de tabac... Ou la petite imprimante Epson grand public achetée il y a 5 ans chez Conforama, et qui prend la poussière.
Donc en définitive, non. Ce n'est pas toujours possible. Même si tout dépend de votre modèle d'entreprise et de vos besoins.
L'exemple concret le voici : Si nous ne sommes pas concernés par ce problème, certaines entreprises se servent de bons d'envoi pour les marchandises. Et effectivement, si l’on peut écrire à la main sur un colis ou une lettre, ne pas avoir d'imprimante devient tout bonnement impossible en cas de volume d'envoi important.
Dans ce cas, que faire. S'il est compréhensible que certains cas nécessitent d'imprimer, rien n'empêche d'appliquer les conseils précédemment expliqués. Car pour bon nombre de cas, l'imprimante à 50€ achetée en grande surface suffit largement. Et pour ce qui sera des cartouches d'encre, vous pouvez faire appel à une boutique de cartouche en ligne si vous ne souhaitez pas vous déplacez.
Pour les entreprises plus importantes, il est plus que probable que certains cas obligent des impressions plus régulières même si l'on peut les réduire au maximum. Donc, dans ce cas, une machine professionnelle plus importante sera plus adaptée. Reste la question du leasing ou de l'acquisition.
Nous vous avons déjà expliqué rapidement plus haut les inconvénients de l'achat. Chaque réparation sera à votre charge. Et vous devrez payer un prix assez onéreux pour en être propriétaire. Quel que soit votre choix, sachez qu'il existe des entreprises spécialisées dans la réparation d'imprimantes qui pourront voler à votre secours en cas de panne.
Comme toujours, nous vous conseillons d'opter pour un réparateur informatique local. Par exemple, si vous résidez en Belgique, privilégiez un service de réparation d'imprimante en Belgique et plus précisément dans votre ville.
Il reste donc l'autre option, la location. On pourrait faire tout un article à ce sujet. Mais ce n'est pas le but de celui que vous lisez. Donc voici un lien vers un contenu qui est plutôt complet et neutre. Il vous exposera les avantages et inconvénients de la location d'un photocopieur.